Definicije pojmova
U nastavku navodimo ključne pojmove korištene u ovoj politici privatnosti, uz praktične primjere njihove primjene u slučajevima obrade podataka vezanih uz transakcije nekretnina.
- Osobni podaci su informacije koje se odnose na identificiranu ili identificiranu fizičku osobu — npr. ime, adresa, OIB ili ID poslovanja u poslovnom kontekstu, kontakt telefon i adresa nekretnine. U kontekstu scenarija kupoprodaje, osobni podaci uključuju podatke o prodavatelju, kupcu i punomoćnicima.
- Obrada obuhvaća svaku radnju ili skup radnji nad osobnim podacima, primjerice prikupljanje, pohranu, provjeru zemljišnoknjižnog stanja, prijenos dokumentacije javnom bilježniku ili slanje obavijesti o statusu predmeta. U praksi to znači da prikupljene ugovore skeniramo, arhiviramo i dijelimo s relevantnim institucijama kada je to potrebno za upis prava.
- Korisnik je fizička ili pravna osoba koja koristi usluge progrowko u vezi s transakcijom nekretnine, uključujući kupce, prodavatelje, agente i punomoćnike. Primjer: fizička osoba koja zatraži provjeru tereta na nekretnini prije sklapanja ugovora.
- Usluga označava savjetovanje, izradu i pregled ugovora, pripremu dokumentacije za upis u zemljišne knjige, te druge poslove povezane s zaključenjem nekretninske transakcije. Scenariji uključuju: provjera zemljišnoknjižnog stanja za namjeravanu kupnju, priprema ugovora o kupoprodaji s prilozima, te koordinacija s javnim bilježnikom.
- Kolačići su male tekstualne datoteke koje se pohranjuju na uređaj korisnika kako bi web-sajt pravilno radio i kako bismo analizirali korištenje stranice radi poboljšanja sadržaja. Na progrowko koristimo kolačiće za pohranu preferencija i analitiku, bez prikupljanja dodatnih osjetljivih podataka korisnika.
Prikupljanje podataka
Objašnjavamo koje podatke prikupljamo i u kojim scenarijima se koriste, s primjerima tipičnih situacija u poslovanju s nekretninama.
Podaci koje korisnik izravno daje
Korisnici nam često šalju podatke u vezi sa slučajevima ugovaranja nekretnina. U praksi to uključuje sljedeće stavke:
- Osobni identifikacijski podaci: ime i prezime, adresa prebivališta, OIB ili drugi identifikatori potrebni za upravne postupke.
- Kontakt podaci: telefonski broj, e‑mail adresa (primjer: [email protected]) radi razmjene ponuda i dogovora termina.
- Podaci o nekretnini: adresa nekretnine, katastarski broj, opis objekta i prilozi poput kopija vlasničkih listova ili ugovora.
- Dokumentacija za transakciju: skenirani ugovori, punomoći, potvrde o uplati, energetski certifikati te druge datoteke koje klijent priloži za obradu predmeta.
- Upravljanje informacije relevantne za obradu prijenosa vlasništva u scenarijima gdje je potrebno provjeriti plaćanja ili nastale obveze (ne tražimo nepotrebne upravljanje podatke izvan opsega predmeta).
- Bilješke i upute: informacije koje korisnik ostavlja u komunikaciji, npr. ograničenja oko termina, željeni ishod pregleda dokumentacije ili posebne napomene za javnog bilježnika.
Podaci prikupljeni automatski
Dio podataka prikupljamo automatski kada koristite našu web-stranicu kako bismo poboljšali uslugu i analizirali tipične scenarije korištenja.
- Tehnički podaci o uređaju i pregledniku: IP adresa (anonimizirana gdje je moguće), tip preglednika i jezik.
- Podaci o sesiji: vrijeme pristupa, posjećene stranice i trajanje sesije, korisni za identificiranje problema u procesima slanja dokumenata.
- Analitički podaci: agregirane statistike o učestalosti korištenja funkcionalnosti kao što su obrasci za dostavu dokumentacije ili kalkulator provizija.
- Kolačići i slične tehnologije za pohranu preferencija i poboljšanje korisničkog iskustva.
- Podaci o greškama i logovima koji pomažu u otklanjanju problema prilikom prijenosa većih dokumentacija, npr. ugovora s prilozima.
- Podaci potrebni za sprječavanje zlouporabe usluge, primjerice prepoznati automatizirane zahtjeve ili neuobičajene obrasce aktivnosti.
Podaci primljeni od trećih strana
Ponekad primamo informacije od partnera poput javnih bilježnika, katastarskih ureda ili posrednika kako bi se dovršila obrada predmeta. Primjeri upotrebe i vrste podataka navedeni su dolje.
- Podaci od javnih tijela: izdanci iz zemljišnih knjiga, potvrde o teretima i službene kopije dokumentacije potrebne za upis prava.
- Podaci od profesionalnih partnera: informacije od odvjetnika, agenata za nekretnine ili poreznih savjetnika koje su važna za kompletnu pripremu predmeta.
- Podaci iz javnih registara koji su relevantni za provjeru povijesti nekretnine ili statusa vlasništva.
Svrhe obrade podataka
Glavne svrhe obrade podataka u primjerima iz prakse su sljedeće. Svaka svrha opisana je kroz realan scenarij primjene.
- Priprema i provjera dokumentacije za sklapanje ugovora o kupoprodaji: prikupljanje podataka od prodavatelja i kupca radi sastavljanja valjanog ugovora.
- Komunikacija s javnim bilježnicima i katastrom u svrhu upisa prava i predaje prijedloga za upis.
- Vođenje evidencije predmeta i arhiviranje dokumenata radi praćenja tijeka transakcije i kasnije provjere radi rješavanja spornih situacija.
- Analiza rizika i due diligence u konkretnim slučajevima kupnje nekretnine kako bi se identificirali tereti, hipoteke i ograničenja prava.
- Fakturiranje i naplata za usluge pružene u procesu obrade transakcije, uključujući dokumentaciju potrebnu za porezne obveze.
- Poboljšanje korisničkog iskustva putem analize kako korisnici prolaze kroz obrasce i koji scenariji najčešće zahtijevaju podršku.
- Sigurnosne aktivnosti i prevencija zlouporabe sustava, primjerice otkrivanje neovlaštenih pokušaja pristupa ili automatiziranih zahtjeva.
- Pravna usklađenost i suradnja s nadzornim tijelima u slučaju žalbi ili inspekcija vezanih uz specifične ugovorne postupke.
Pravni osnov obrade
Obrada podataka temelji se na kombinaciji pravnih osnova, ovisno o svrsi i scenariju. U nastavku su primjeri koji se odnose na svakodnevne slučajeve obrade.
- Izvršenje ugovora: obrada potrebna za izradu i izvršenje ugovora o kupoprodaji ili punomoćja.
- Pridržavanje zakonskih obveza: obveza čuvanja dokumentacije radi upisa u zemljišne knjige i poreznih postupaka.
- Legitimni interes: analiza rizika i sprječavanje prijevara pri obavljanju transakcija nekretnina, uz procjenu interesa korisnika.
- Sukladnost s privolom: kada korisnik daje izričitu privolu za neke dodatne aktivnosti obrade koje nisu nužne za izvršenje ugovora (npr. slanje promotivnih materijala).
Odredbe GDPR-a
Progrowko se pridržava Opće uredbe o zaštiti podataka (GDPR). U nastavku su prava i obveze u skladu s člancima uredbe, objašnjeni kroz praktične primjere iz prakse rada s nekretninskim predmetima.
- Pravo na pristup: korisnik može zatražiti kopiju podataka koje posjedujemo o konkretnom predmetu kupoprodaje radi provjere točnosti.
- Pravo na ispravak: ako dokumentacija sadrži netočan podatak (npr. pogrešan katastarski broj), korisnik može zatražiti ispravak i naši koraci za ispravak bit će dokumentirani kroz primjer slučaja.
- Pravo na izbris: u situacijama kada obrada nije više potrebna i ne postoje zakonske obveze čuvanja dokumentacije, korisnik može zatražiti brisanje podataka.
- Pravo na ograničenje obrade: korisnik može zatražiti ograničenje obrade podataka dok se ne riješe sporne okolnosti u predmetu.
- Pravo na prenosivost podataka: u slučaju da korisnik želi prenijeti dokumentaciju drugom pružatelju usluga, omogućavamo izvoz podataka u strukturiranom formatu.
- Pravo na prigovor: korisnik se može usprotiviti obradi na temelju legitimnog interesa, a svaki takav zahtjev rješavamo kroz analizu slučaja i dokumentirani odgovor.
Kolačići (cookies)
Na progrowko koristimo kolačiće kako bismo olakšali rad s web-stranicom i analizirali uobičajene scenarije korištenja. Dolje su objašnjene vrste i kako ih možete upravljati.
Kolačići koje koristimo uključuju nužne kolačiće za funkcionalnost stranice, analitičke kolačiće za statistiku korištenja te kolačiće za pohranu preferencija korisnika.
Kategorije uključuju: nužne (za osnovne funkcije), analitičke (za razumijevanje ponašanja korisnika) i funkcionalne (za pamćenje izbora i postavki).
Korisnici mogu upravljati kolačićima putem postavki svog preglednika ili putem mehanizama prikazanih na web-stranici. Isključivanje pojedinih kolačića može ograničiti određene funkcionalnosti, npr. automatsko popunjavanje obrazaca.
Detaljnija politika kolačića
Dijeljenje podataka s trećim stranama
Podatke dijelimo samo kada je to nužno za izvršenje ugovora ili kada to zahtijevaju propisi; u nastavku su konkretni primjeri i partneri s kojima dijelimo podatke.
- Javna tijela i registri: katastar, zemljišne knjige i porezne uprave radi upisa prava i ispunjenja zakonskih obveza.
- Javni bilježnici i odvjetnici: radi sastavljanja i ovjere ugovora, te pripreme pravnih akata vezanih uz transakciju.
- Upravljanje institucije: u onim scenarijima gdje je potrebno potvrditi transakcije ili osigurati sredstva za kupoprodaju.
- Stručni suradnici i partneri: agenata za nekretnine ili ovlaštenih procjenitelja koji sudjeluju u stvarnim predmetima.
- Tehnički dobavljači: pružatelji servisa za pohranu i sigurnosnu infrastrukturu radi pouzdane pohrane i prijenosa dokumenata.
- Treće strane kada to zahtijeva zakon ili sudski nalog: u slučaju službenih zahtjeva za dostavu dokumentacije.
Međunarodni prijenosi podataka
Podaci se ponekad mogu prenijeti izvan Hrvatske ili EU kada to zahtijeva obrada (npr. tehnička pohrana u globalnim centrima podataka). U takvim slučajevima primjenjujemo odgovarajuće mjere zaštite i procjenu rizika, te koristimo ugovorne klauzule ili druge pravne mehanizme.
Zaštitne mjere uključuju standardne ugovorne klauzule, provjere primatelja podataka i tehničke kontrole enkripcije pri prijenosu dokumenata.
Pohrana podataka i period zadržavanja
Zadržavamo podatke onoliko dugo koliko je potrebno za svrhe zbog kojih su prikupljeni, uz primjenu zakonskih rokova i praktičnih slučajeva koji zahtijevaju arhiviranje.
Podaci povezani s vođenjem računa i odvijanjem usluge pohranjuju se u skladu s poreznim i računovodstvenim propisima koji nalažu minimalne rokove čuvanja.
Komunikacijske poruke, e‑mailovi i zapisi dogovora pohranjuju se za razdoblje potrebno za rješavanje predmeta i eventualne naknadne provjere, obično sukladno internim pravilima i zakonskim zahtjevima.
Sistemski logovi i zapisi aktivnosti čuvaju se ograničeno vrijeme radi sigurnosti i otklanjanja problema, uz anonimizaciju gdje je moguće.
Kada podaci više nisu potrebni i ne postoje zakonske obveze čuvanja, poduzimamo korake za sigurno brisanje ili anonimizaciju podataka. Proces brisanja opisujemo kroz konkretne korake u internim scenarijima obrade.
Sigurnost podataka
Progrowko primjenjuje tehničke i organizacijske mjere zaštite kako bi smanjio rizik neovlaštenog pristupa, izmjene ili gubitka podataka. U praksi to znači kontrolu pristupa dokumentima, enkripciju prijenosa i redovite sigurnosne kopije za slučajeve obrade dokumentacije povezanih s nekretninama.
- Kontrola pristupa: odvojen pristup dokumentima prema ulozi zaposlenika i partnera u specifičnim slučajevima.
- Tehničke mjere: enkripcija prijenosa podataka, sigurnosne kopije i zaštita poslužitelja.
- Organizacijske mjere: procedure za prijavu sigurnosnih incidenata i redoviti treninzi zaposlenika za obradu osjetljivih dokumenata.
Prava korisnika
Korisnici imaju niz prava u vezi s osobnim podacima. U praksi omogućavamo ostvarenje tih prava kroz jasne postupke i konkretne scenarije zahtjeva.
- Pravo na pristup: zatražite izvod podataka koji se obrađuju u vezi s vašim predmetom.
- Pravo na ispravak i brisanje: inicirajte korekciju netočnih podataka ili zahtjev za brisanjem kada je to primjenjivo.
- Pravo na ograničenje i prigovor: izrazite prigovor na obradu podataka na temelju legitimnog interesa ili zatražite privremeno ograničenje obrade.
- Pravo na prenosivost podataka: dobivate strukturirani skup podataka za prenijeti ih drugom pružatelju usluga po vašem zahtjevu.
- Zahtjev za prijenos podataka: možete zatražiti prijenos svojih osobnih podataka u strukturiranom, uobičajeno korištenom i strojno čitljivom formatu kada je to moguće i tehnički izvedivo.
- Ograničenje obrade: u određenim situacijama imate pravo zahtijevati ograničenje obrade osobnih podataka dok se ne razjasni točnost podataka ili dok se ne riješi žalba vezana uz zakonitost obrade.
- Prigovor na obradu: imate pravo prigovoriti na obradu podataka temeljem legitimnog interesa ili za izravni marketing; progrowko će u odgovoru obrazložiti daljnje korake i opcije kako nastaviti transakciju bez nepotrebne obrade.
- Pravo na opoziv pristanka: ako je obrada temeljena na pristanku, možete ga povući u bilo kojem trenutku bez utjecaja na zakonitost obrade proveden prije povlačenja.
Kako ostvariti prava vezana uz vaše podatke
Za ostvarivanje prava vezanih uz osobne podatke, pošaljite zahtjev elektroničkom poštom ili pismeno na adresu navedenu u kontaktu. U zahtjevu navodite koje pravo želite ostvariti i prilažete dokaz o identitetu. Primjenjujemo postupak provjere identiteta kako bismo zaštitili vašu privatnost i sigurnost podataka.
[email protected]
Odgovorit ćemo na valjani zahtjev najkasnije u roku od 30 dana od primitka. U složenim slučajevima, kad je potrebna dodatna provjera ili obrada, obavijestit ćemo vas o produljenju i razlozima.
Korištenje podataka za marketing
progrowko može koristiti kontaktne podatke za slanje obavijesti o relevantnim ponudama nekretnina, izmjenama propisa ili stručnim događajima. Marketing komunikacije baziramo na vašem pristanku ili zakonitim interesima, te prilagođavamo sadržaj na temelju vaših preferencija i prethodnih interakcija.
Odjavu od marketinških poruka možete izvršiti klikom na link za odjavu u svakoj poruci ili slanjem zahtjeva na adresu e-pošte u kontaktu. Odjava će biti obrađena u razumnom roku i više nećete primati promotivne poruke.
Podaci o maloljetnicima
Naše usluge nisu namijenjene prikupljanju podataka o osobama mlađima od 18 godina bez suglasnosti roditelja ili skrbnika. Ako ustanovimo da su prikupljeni podaci maloljetne osobe bez valjane suglasnosti, poduzet ćemo razumne korake za njihovo brisanje.
Poveznice na treće strane
Stranice progrowko mogu sadržavati poveznice na vanjske web-lokacije trećih strana (npr. javne zemljišne knjige, izvori javnih oglašavanja ili pružatelji usluga procjene). Nismo odgovorni za prakse privatnosti tih stranica; preporučujemo provjeru njihovih politika prije pružanja osobnih podataka.
Promjene u politici privatnosti
Politiku privatnosti možemo ažurirati kako bi odražavala promjene u zakonodavstvu, poslovanju ili načinu obrade podataka. Sve značajne promjene bit će objavljene na web-mjestu progrowko.club s navedenim datumom ažuriranja. Manje izmjene primjenjuju se bez prethodne najave, ali redovito objavljujemo verzije za transparentnost.